Contratar uma contabilidade: o que o escritório deve fazer pela sua empresa?

Contratar uma contabilidade é uma decisão importante para qualquer empresa. Mas, na hora de escolher um escritório contábil, muitos empresários acabam concentrando sua atenção apenas no valor da mensalidade, sem avaliar exatamente quais serviços estão incluídos e qual suporte receberão no dia a dia.

Afinal, o que uma contabilidade deve fazer pela sua empresa? Basta calcular impostos e enviar guias de pagamento? Ou o trabalho também envolve acompanhar a situação fiscal, organizar as informações contábeis, orientar sobre questões trabalhistas e auxiliar nas decisões empresariais?

A resposta depende do porte, da atividade e das necessidades de cada negócio. Entretanto, existem responsabilidades e entregas que precisam ser observadas na contratação de um serviço contábil.

Neste artigo, vamos explicar os principais serviços de um escritório de contabilidade e o que avaliar antes de fechar contrato.

1. Departamento fiscal: apuração de impostos e obrigações tributárias

Uma das principais responsabilidades de uma contabilidade é cuidar da apuração dos tributos e do cumprimento das obrigações fiscais da empresa.

Entre as atividades que podem fazer parte desse serviço estão:

• Apuração dos impostos conforme o regime tributário da empresa;

• Emissão e disponibilização das guias de recolhimento;

• Escrituração e conferência dos documentos fiscais;

• Análise de notas fiscais de entrada e saída;

• Entrega das declarações e obrigações acessórias aplicáveis;

• Acompanhamento de pendências e inconsistências fiscais;

• Orientação sobre procedimentos relacionados à legislação tributária.

Por exemplo: uma empresa que emite notas fiscais de serviços precisa observar as regras de tributação aplicáveis à sua atividade, ao município e ao regime tributário escolhido.

Uma boa rotina fiscal não deve se limitar ao envio da guia. É importante que os dados sejam conferidos e que eventuais inconsistências sejam identificadas antes de se transformarem em problemas para a empresa.

2. Departamento contábil: organização e análise das informações financeiras

A contabilidade também é responsável por registrar e organizar os fatos que afetam o patrimônio da empresa.

Esse trabalho permite conhecer a situação patrimonial, os resultados e a evolução financeira do negócio.

Entre as principais atividades estão:

• Classificação e escrituração contábil;

• Conciliação de contas bancárias e demais contas contábeis;

• Registro de receitas, despesas, ativos e passivos;

• Elaboração do balanço patrimonial;

• Elaboração da demonstração do resultado do exercício (DRE);

• Elaboração de outras demonstrações contábeis aplicáveis;

• Análise de saldos e identificação de divergências.

Imagine uma empresa que fatura R$ 100 mil por mês. Esse valor, isoladamente, não demonstra se o negócio está sendo lucrativo.

É necessário conhecer os custos, as despesas, os impostos, os compromissos financeiros e os demais registros para compreender o resultado efetivo da operação.

Por isso, a contabilidade organizada é importante não apenas para cumprir obrigações legais, mas também para fornecer informações confiáveis ao empresário.

3. Departamento pessoal: folha de pagamento e obrigações trabalhistas

Para empresas que possuem funcionários, o departamento pessoal é outro ponto fundamental.

O escritório contábil pode ser responsável por processar a folha de pagamento e acompanhar as obrigações trabalhistas e previdenciárias relacionadas aos empregados.

Entre as atividades mais comuns estão:

• Processamento da folha de pagamento;

• Cálculo de férias e décimo terceiro salário;

• Processamento de admissões e rescisões;

• Apuração de encargos trabalhistas e previdenciários;

• Envio de informações ao eSocial;

• Orientação sobre procedimentos trabalhistas;

• Acompanhamento de afastamentos e demais ocorrências da folha.

É importante destacar que a responsabilidade pelas informações fornecidas ao departamento pessoal também envolve a empresa contratante.

Admissões, alterações salariais, férias, afastamentos e desligamentos precisam ser comunicados corretamente e dentro dos prazos para que o processamento seja realizado de forma adequada.

4. Regularidade empresarial: acompanhamento das obrigações da empresa

Além das rotinas mensais, uma empresa possui obrigações que precisam ser acompanhadas ao longo do ano.

Dependendo de sua atividade, porte e enquadramento, podem existir declarações, renovações, licenças e procedimentos específicos.

O escritório contábil pode auxiliar no acompanhamento de:

• Obrigações acessórias anuais;

• Regularidade cadastral do CNPJ;

• Certidões negativas e pendências fiscais;

• Alterações contratuais;

• Atualizações cadastrais;

• Processos de abertura, alteração e encerramento de empresas;

• Orientações sobre licenças e inscrições necessárias.

Nem todos esses serviços estão necessariamente incluídos na mensalidade contábil. Por isso, é importante verificar no contrato quais atividades fazem parte do atendimento recorrente e quais são cobradas separadamente.

5. O que normalmente está incluído na mensalidade da contabilidade?

Essa é uma das dúvidas mais importantes na hora de contratar um escritório.

A mensalidade geralmente remunera um conjunto de atividades recorrentes, mas o escopo varia conforme o contrato, o regime tributário, a quantidade de funcionários, o volume de documentos e a complexidade da operação.

ServiçoComo funcionaFiscalApuração de tributos e obrigações fiscais recorrentesContábilEscrituração e elaboração das demonstrações aplicáveisDepartamento pessoalProcessamento da folha e rotinas trabalhistas contratadasAtendimentoEsclarecimento de dúvidas e orientações dentro do escopo contratadoAcompanhamentoMonitoramento das obrigações e pendências previstas no serviço

Já atividades extraordinárias, como abertura de empresa, alterações contratuais, regularizações específicas, parcelamentos e estudos tributários aprofundados, podem ser cobradas à parte.

O ideal é que o empresário tenha clareza sobre essas condições antes de assinar o contrato.

6. Qual a diferença entre uma contabilidade operacional e uma contabilidade consultiva?

Nem todo escritório contábil trabalha da mesma maneira.

Uma atuação predominantemente operacional concentra-se no processamento das informações, cálculo de impostos, elaboração de folhas e cumprimento das obrigações legais.

Já uma atuação mais consultiva procura utilizar as informações contábeis e fiscais para ajudar o empresário a compreender melhor seu negócio.

Na prática, isso pode envolver:

• Avaliação periódica do enquadramento tributário;

• Identificação de oportunidades de economia tributária dentro da legislação;

• Análise dos resultados contábeis;

• Orientações sobre distribuição de lucros;

• Acompanhamento de indicadores empresariais;

• Apoio na organização financeira;

• Identificação de riscos e oportunidades.

Por exemplo: uma empresa pode estar pagando seus impostos corretamente, mas continuar com uma estrutura tributária inadequada para sua realidade.

Uma análise mais aprofundada pode identificar alternativas legais, desde que sejam compatíveis com a atividade, os números e as regras aplicáveis.

É importante lembrar que serviços consultivos e de gestão podem exigir escopo, reuniões e entregas adicionais, que devem ser definidos entre as partes.

7. Como saber se o escritório contábil está prestando um bom serviço?

O valor da mensalidade não deve ser o único critério de avaliação.

Antes de contratar ou trocar de contador, observe alguns pontos:

1. Clareza nas informações: o escritório explica os impostos, as obrigações e os procedimentos de maneira compreensível?

2. Organização dos prazos: as guias e informações são disponibilizadas com antecedência adequada?

3. Atendimento: existe um canal de comunicação e uma equipe responsável por acompanhar as solicitações?

4. Conhecimento técnico: o escritório demonstra domínio sobre as particularidades da atividade da sua empresa?

5. Transparência: estão claras as atividades incluídas na mensalidade e os serviços cobrados separadamente?

6. Acompanhamento: o empresário recebe orientações quando existem mudanças relevantes ou situações que exigem atenção?

Um escritório contábil deve ser um parceiro na manutenção da regularidade e na organização da empresa. Por isso, qualidade técnica, comunicação e confiança precisam fazer parte da decisão.

8. Quando vale a pena contratar uma contabilidade mais próxima da gestão?

Empresas que estão crescendo, contratando funcionários, aumentando o faturamento ou enfrentando dificuldades para organizar suas finanças podem precisar de um acompanhamento mais próximo.

Nessas situações, a contabilidade pode trabalhar em conjunto com outras soluções, como o BPO financeiro, que auxilia na organização das contas a pagar e a receber, conciliação financeira, controle de movimentações e elaboração de relatórios gerenciais.

É importante diferenciar as atividades: a contabilidade cuida dos registros contábeis, fiscais e trabalhistas dentro de seu escopo, enquanto o BPO financeiro atua na execução e organização de processos financeiros da operação.

Quando essas informações são bem integradas, o empresário ganha mais clareza sobre a situação do negócio e melhores condições para tomar decisões.

9. Como escolher o escritório de contabilidade ideal?

Antes de contratar, procure entender como funciona o atendimento e quais entregas serão realizadas.

Uma boa contratação deve considerar:

• Experiência com empresas do mesmo segmento;

• Conhecimento do regime tributário da sua empresa;

• Equipe preparada para atender às demandas fiscais, contábeis e trabalhistas;

• Sistemas e processos que garantam organização;

• Transparência na contratação;

• Facilidade de comunicação;

• Possibilidade de ampliar o suporte conforme a empresa cresce.

Também é recomendável solicitar uma proposta comercial detalhada, com a descrição dos serviços, responsabilidades, prazos e valores.

O melhor escritório não é necessariamente aquele que oferece a menor mensalidade, mas aquele que consegue atender às necessidades da empresa com qualidade, segurança e clareza.

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Escolher uma contabilidade é escolher um parceiro para acompanhar uma parte essencial da vida empresarial.

Na Patrimone Contabilidade, em Maceió, trabalhamos com atendimento próximo, equipe preparada e tecnologia para organizar as rotinas contábeis, fiscais e trabalhistas das empresas.

Nosso objetivo é oferecer mais do que o cumprimento de obrigações: buscamos proporcionar informações confiáveis, orientação técnica e suporte para que o empresário tenha mais segurança na condução do negócio.

Se você procura um escritório de contabilidade em Maceió ou precisa avaliar se o atendimento contábil atual está adequado à sua empresa, entre em contato com a Patrimone.

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Perguntas frequentes

Toda contabilidade oferece os mesmos serviços?

Não. Os serviços variam conforme o escritório, o perfil da empresa e o contrato firmado. É importante verificar quais atividades estão incluídas na mensalidade.

A mensalidade contábil inclui consultoria tributária?

Nem sempre. A rotina de apuração dos tributos é diferente de um estudo tributário aprofundado. O escopo deve estar definido na proposta ou no contrato.

A contabilidade também cuida do financeiro da empresa?

Não necessariamente. A escrituração contábil não substitui a execução da rotina financeira. Para isso, a empresa pode contratar um serviço específico de BPO financeiro.

Posso contratar uma contabilidade mesmo tendo uma empresa pequena?

Sim. Empresas de diferentes portes precisam observar suas obrigações legais e manter a documentação organizada. O serviço deve ser dimensionado conforme a realidade do negócio.

Como saber se preciso trocar de contador?

Se há dificuldades recorrentes de comunicação, falta de clareza nas entregas, atrasos ou ausência de orientação sobre questões importantes, vale avaliar o atendimento e comparar propostas de outros escritórios.